Tích hợp MotaWord + MyCase: Dịch thuật được chứng nhận ngay trong quy trình làm việc của bạn

Các nhóm pháp lý hoạt động hiệu quả hơn với quy trình làm việc mạch lạc. Sự tích hợp giữa MotaWord và MyCase cho phép nhân viên pháp lý xử lý việc dịch tài liệu mà không cần rời khỏi nền tảng quản lý hồ sơ của họ. Sự tích hợp cụ thể giữa MotaWord và MyCase này giúp đơn giản hóa cách các công ty luật quản lý hồ sơ đa ngôn ngữ cho khách hàng của họ.

Thay vì chuyển đổi công cụ, người dùng đặt hàng dịch thuật được chứng nhận cho USCIS trực tiếp từ bảng điều khiển của họ. Hướng dẫn này giải thích cách thức hoạt động của hệ thống và tầm quan trọng của nó đối với hoạt động hành nghề luật hiện đại.

Quy trình dịch thuật pháp lý tích hợp

Việc tích hợp MotaWord + MyCase cho phép các công ty yêu cầu dịch vụ chuyên nghiệp từ bảng điều khiển hiện có của họ. Các nhóm pháp lý không còn cần phải chuyển tài liệu giữa các hệ thống riêng biệt để bắt đầu một dự án nữa.

Bạn có thể chọn một tệp từ thư mục hồ sơ và nhận báo giá ngay lập tức. Sau đó, các dịch giả chuyên nghiệp sẽ xử lý công việc và trả lại các tệp tin về cùng vị trí trong MyCase. Cấu hình này giúp các công ty muốn tích hợp chức năng dịch thuật một cách tự nhiên vào phần mềm quản lý của họ.

Việc chuyển đổi từ hệ thống này sang hệ thống khác tạo ra công việc hành chính không cần thiết. Việc tập trung hóa các nhiệm vụ này giúp cải thiện tốc độ và độ chính xác trên toàn công ty.

Tập trung hóa quản lý dịch thuật pháp lý

Các nhiệm vụ dịch thuật thông thường thường bao gồm các bước bổ sung làm chậm tiến độ của nhóm. Nhân viên thường tải xuống các tệp, tải chúng lên trang web của nhà cung cấp, sau đó theo dõi các chuỗi email để cập nhật thông tin. Sau đó, họ phải tải kết quả cuối cùng trở lại hồ sơ và ghi lại chi phí thủ công.

Mặc dù quy trình đó có hiệu quả, nhưng nó lại tạo ra những lỗ hổng trong việc sắp xếp tài liệu. Các công ty hiện đang sử dụng MyCase để lập hóa đơn và lưu trữ tài liệu cần một giải pháp trực tiếp hơn. Sự tích hợp này giúp giữ cho tệp gốc, bản dịch và hóa đơn được liên kết với vấn đề cụ thể.

Việc kết nối các hệ thống này giúp giảm nguy cơ lưu trữ sai tài liệu. Quá trình tích hợp diễn ra theo một lộ trình rõ ràng từ đầu đến cuối:

• Kích hoạt tích hợp: Cho phép kết nối thông qua liên kết thiết lập MotaWord. Chỉ cần vài cú nhấp chuột là có thể kết nối. Sau khi được kích hoạt, các dịch vụ sẽ có sẵn cho tất cả các trường hợp của bạn.
• Chọn tài liệu: Mở hồ sơ bạn đang làm việc và nhấp vào nút Hành động. Chọn chức năng Dịch và Đánh giá bằng MotaWord để chọn các tệp của bạn.
• Xem lại báo giá: MotaWord cung cấp báo giá rõ ràng cho các tài liệu đã chọn. Đơn hàng sẽ bắt đầu xử lý sau khi bạn phê duyệt và thanh toán.
• Nhận các tập tin đã hoàn thành: Hệ thống sẽ trả lại tài liệu đã dịch và chứng nhận vào thư mục gốc.
• Theo dõi chi phí: MyCase tự động thêm hóa đơn vào menu Chi phí của hồ sơ.

Dịch thuật công chứng cho các hồ sơ chính thức

Các công ty luật cần bản dịch được chứng thực cho các hồ sơ USCIS, tài liệu tòa án và các công việc pháp lý chính thức khác. Các hồ sơ này cần có độ chính xác cao để tránh bị chậm trễ hoặc bị từ chối từ các cơ quan chính phủ.

MotaWord sử dụng các dịch giả chuyên nghiệp để đảm bảo mọi tài liệu đều đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý. Các nhóm pháp lý thường dịch những tài liệu phổ biến này:

• Giấy khai sinh và giấy chứng nhận kết hôn
• Hộ chiếu và giấy tờ tùy thân
• Hồ sơ tòa án và báo cáo của cảnh sát
• Bằng cấp và bảng điểm học tập
• Hồ sơ việc làm và bản khai có chứng thực

Sự tích hợp này kết hợp quản lý tài liệu với chuyên môn của một nhà cung cấp dịch thuật đáng tin cậy. Kết quả là quy trình làm việc nhanh hơn, giúp các nhóm pháp lý sắp xếp và truy cập dễ dàng các tài liệu đã sẵn sàng để nộp.

Đánh giá học thuật đối với bằng cấp nước ngoài

Nhiều vấn đề pháp lý đòi hỏi nhiều hơn là chỉ dịch thuật từ ngữ đơn thuần. Khi khách hàng học tập ở nước ngoài, công ty có thể cần chứng minh chương trình học đó phù hợp với hệ thống giáo dục địa phương như thế nào.

MotaWord cung cấp dịch vụ đánh giá học thuật cho bằng cấp và bảng điểm nước ngoài. Những đánh giá này hỗ trợ cho việc nhập cư dựa trên việc làm và các hồ sơ liên quan đến giáo dục khác.

Một số loại giấy tờ yêu cầu cả hai dịch vụ này mới được USCIS chấp nhận. Bảng điểm nước ngoài có thể cần bản dịch được chứng nhận trước và sau đó là quá trình thẩm định ngay lập tức. Việc tích hợp với MyCase cho phép các công ty quản lý cả hai nhu cầu thông qua một quy trình làm việc duy nhất.

Lợi ích về an ninh và quản lý

Hồ sơ pháp lý chứa dữ liệu nhạy cảm của khách hàng như số định danh và hồ sơ tài chính. MotaWord đạt chứng nhận SOC 2, điều này có nghĩa là chúng tôi tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo vệ dữ liệu. Chúng tôi mã hóa tất cả các tập tin trong quá trình truyền tải và cả khi chúng đang được lưu trữ.

Chỉ những dịch giả chuyên nghiệp đã ký thỏa thuận bảo mật mới được phép truy cập tài liệu của bạn. Biện pháp bảo vệ này đảm bảo rằng các bằng chứng nhạy cảm của khách hàng được giữ bí mật trong suốt quá trình.

Việc tích hợp này cũng giúp bộ phận kế toán duy trì sự ngăn nắp. Nhờ việc đồng bộ hóa hóa đơn với menu Chi phí, các công ty có thể theo dõi chi phí cho từng vụ việc một cách chính xác. Việc tự động hóa này giúp loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công vào cuối tháng.

Câu hỏi thường gặp

Các trường hợp sử dụng và yêu cầu của doanh nghiệp

Các công ty luật về nhập cư thường sử dụng sự tích hợp này vì nhiều hồ sơ yêu cầu giấy tờ dân sự nước ngoài. Bất kỳ cơ sở hành nghề nào xử lý số lượng lớn hồ sơ đa ngôn ngữ đều sẽ thấy công cụ này hữu ích. Điều này bao gồm các hoạt động về luật gia đình, tranh tụng và lập kế hoạch thừa kế với khách hàng quốc tế.

Các công ty luật nên tránh sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho các hồ sơ pháp lý chính thức. Mặc dù AI hỗ trợ các đánh giá nội bộ, nhưng việc nộp hồ sơ chính thức đòi hỏi chứng nhận chuyên nghiệp. Việc sử dụng người phiên dịch đảm bảo các tài liệu đáp ứng yêu cầu của tòa án và các cơ quan chính phủ.

Xử lý tài liệu và đánh giá

Người dùng có thể đặt hàng các bài đánh giá học thuật trực tiếp thông qua bảng điều khiển MyCase. Dịch vụ này hữu ích cho việc đánh giá bằng cấp cho luật sư trong các vụ án nhập cư. Hệ thống này giúp sắp xếp các đánh giá này cùng với bản sao học bạ gốc.

Các tệp đã hoàn thành sẽ xuất hiện trong cùng thư mục với tài liệu gốc. Bạn không cần phải tìm kiếm qua nhiều thư mục khác nhau để tìm phiên bản đã được chứng nhận. Điều này giúp đảm bảo tệp đã dịch và chứng nhận của nó được gắn liền với nội dung chính xác.

Theo dõi chi phí và lập hóa đơn

Hệ thống tự động theo dõi các hóa đơn dịch thuật. Mỗi đơn hàng bạn đặt thông qua hệ thống tích hợp sẽ gửi một hóa đơn đến menu Chi phí trong MyCase. Điều này cho phép công ty của bạn lập hóa đơn cho khách hàng về chi phí dịch thuật mà không cần theo dõi thủ công.

Trước khi đặt hàng, hãy đảm bảo tài liệu gốc rõ ràng và đầy đủ. Tất cả các con dấu, tem và chữ ký phải hiển thị rõ ràng cho người dịch. Bản quét rõ nét giúp tránh chậm trễ và đảm bảo chứng chỉ cuối cùng phản ánh chính xác hồ sơ gốc.

Bắt đầu dịch trong MyCase

Việc tích hợp MotaWord + MyCase giúp xử lý các bản dịch và đánh giá được chứng nhận nhanh hơn và an toàn hơn. Nó giúp loại bỏ các bước thủ công đồng thời giữ cho hồ sơ vụ án được sắp xếp gọn gàng tại một địa điểm duy nhất.

Trước tiên, hãy kích hoạt tính năng tích hợp MotaWord trong cài đặt MyCase của bạn. Sau đó, bạn có thể bắt đầu đặt dịch vụ chuyên nghiệp trực tiếp từ quy trình quản lý hồ sơ của mình.